Dobra organizacja wycieczki wymaga planowania i przestrzegania zasad, niezależnie od jej długości. Warto pamiętać o podstawowych aspektach, aby zapewnić uczestnikom komfort i bezpieczeństwo. Proste zasady organizacji minimalizują ryzyko nieprzyjemnych zdarzeń.
Najważniejsze zasady przy organizacji wycieczek
1. Przestrzeganie zasad BHP oraz określonych maksymalnych liczby uczniów na opiekuna - podczas organizacji wycieczki należy pamiętać o przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa i określonych maksymalnych liczb uczniów przypadających na jednego opiekuna. Na wycieczkach poza miejscowością jedna osoba opiekująca może mieć maksymalnie 15 uczniów, natomiast podczas wycieczek w górach lub krajoznawczych grupa powinna być mniejsza, z maksymalną liczbą 10 uczniów na jednego opiekuna. W przypadku wycieczek w obrębie tej samej miejscowości, co najmniej jedna osoba powinna opiekować się grupą 30 uczniów.
2. Uwzględnienie różnych czynników przy obliczaniu liczby opiekunów - liczba opiekunów zależy od różnych czynników, takich jak wiek i stan zdrowia uczestników, potrzeba zapewnienia specjalnej opieki, warunki, w jakich odbywają się zajęcia oraz specyfiki planowanej wycieczki.
3. Wyznaczenie punktu zbiórki uczniów na początku i końcu wycieczki - punktem zbiórki uczniów na początku i końcu danej wycieczki powinno być miejsce wskazane w dokumentacji wycieczki, aby uczestnicy wycieczki wiedzieli, gdzie będą się spotykać.
4. Udzielanie informacji dotyczących zasad bezpieczeństwa oraz procedur postępowania w razie niebezpieczeństwa - przed rozpoczęciem wycieczki uczestnicy muszą zostać poinformowani o zasadach bezpieczeństwa oraz procedurach postępowania w przypadku jakiegoś niebezpieczeństwa.
5. Kontrola stanu liczbowego uczestników przed każdym etapem wycieczki - przed wyruszeniem, w czasie zwiedzania, podczas przejazdów oraz po przybyciu do punktu docelowego, opiekunowie są odpowiedzialni za kontrolę liczby uczestników, aby uniknąć straty kogoś z grupy.
6. Wymaganie pisemnej zgody rodziców lub prawnych opiekunów oraz pokrywanie związanych z nią kosztów - zanim dziecko weźmie udział w wycieczce, rodzice lub prawni opiekunowie muszą wyrazić na piśmie zgodę i pokryć związane z nią koszty.
7. Nieprzeprowadzanie wycieczki w niekorzystnych warunkach atmosferycznych - organizatorzy wycieczki nie powinni przeprowadzać wycieczki, gdy są niekorzystne warunki atmosferyczne, takie jak burze, śnieżyce czy gołoledzie.
8. Przestrzeganie przepisów ruchu drogowego oraz poleceń i wskazówek opiekunów grupy - uczestnicy wycieczek muszą przestrzegać zasad bezpiecznego poruszania się na drodze, zgodnie z przepisami ruchu drogowego i polecaniami opiekunów grupy.
9. Zabezpieczenie uczestników przed nieprzewidzianymi sytuacjami przez ubezpieczenia oraz posiadanie karty EKUZ - wszyscy uczestnicy wycieczek powinni być ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków, a także posiadać kartę EKUZ, zwłaszcza podczas wyjazdów zagranicznych.
10. W przypadku wycieczki zagranicznej, obecność osoby posiadającej biegłą znajomość języka obcego - osoba odpowiedzialna za przebieg wycieczki z grupą uczniów za granicą powinna posiadać biegłą znajomość języka obcego, umożliwiającą skuteczne porozumiewanie się w kraju docelowym oraz na całej trasie wycieczki.
11. Prowadzenie wycieczek pieszych na terenach górskich przez przewodników turystycznych - tylko przewodnicy turystyczni mają możliwość prowadzenia wycieczek pieszych na terenach górskich znajdujących się w parkach narodowych, rezerwatach przyrody oraz powyżej 1000m n.p.m., aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo uczestników i chronić przyrodę.
12. Przestrzeganie procedur w przypadku wypadku podczas wycieczki - w przypadku zaistnienia wypadku podczas wycieczki, uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania procedur postępowania, jakie obowiązują w szkołach i placówkach publicznych w razie wypadków, aby zapewnić szybką i sprawną pomoc.